据调查显示，高校中95%的教职工每天都要跟文档打交道，无论是行政办公的协作，还是科研项目的申报、沟通，其过程与成果大多是由文档承载的。
目前，文档大多分散在每个师生的个人电脑里，文档的传递基本还是通过传统的QQ/邮件/U盘等进行频繁的上传下载动作，无法形成部门、科室、团队级别的文件共享中心，资料更新完也无法实时同步；同时经常要提交的项目申报表、课题报告、参会名单等资料的收集也是一个非常繁琐的过程；并且，一旦有部门人员换岗、调离、退休等往往会带来大量的文档交接工作问题无法妥善解决。所有这些过程中还普遍存在重要数据外泄或丢失的风险。
文档的便捷共享与高效协作已经成为高校工作中的强烈需求。
如何基于文档进行协作，是师大方云超越普通云盘的一项很有用的功能。以信息网络中心的【师大方云】项目为例。
1. 项目文档按照节点有序管理，清晰可见
师大方云可实现对项目文档的集中分类和结构化管理，各项目参与人员不仅可随时查阅里面原始留存的资料，而且有利于项目负责人梳理工作思路，团队不同成员间的协作也变得更加简单。
2. 多终端实时同步，项目文件随身而行
师大方云可以实现本地文件和云端的同步。即便处于脱机状态下，用户也可在电脑上访问同步文件夹中的文件，进行浏览、编辑、修改等操作。当用户恢复联机，这些在文件中做的更改，都将自动同步到云端。同时，通过师大方云APP移动端的使用，文件共享人员在家办公或在外出差也可自由查询或处理相关文档资料。
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3. 协同办公机制完善，项目开展更高效
如果一个项目涉及参与人员较多，需要多人同时操作同一份文档，或者彼此传输文件较多，项目负责人可以直接在师大方云上创建一个协作文件夹，邀请参与人员加入协作。加入协作后，所有项目人员可以一起编辑文档、围绕文件随时交流，项目开展更高效。
4. 项目资料支持历史版本，随时查看和恢复
随着文件的不断修改和更新，师大方云会自动保存文件的历史版本和历史修改记录，可随时追溯查看，最多支持 100 个历史版本保留。历史版本可实现「设为最新版本」「下载」和「删除」等操作。
5. 保障机制严密，项目文件均被有效管控
在师大方云上，所有项目进度、项目日志等学校重要资料的访问过程均有严密保障机制，人员访问权限管控等将获得更高级别的安全保障，实现核心数据资产的有效积累和流转，各类项目文档均被有效管控，信息安全保障升级。
针对科研项目团队、课题研究小组、部门内部文档协同等都可采用类似的方式在【师大方云】上快速达成文档的高效共享与协作，满足了不同群体中成员对文档有序归档、安全可控和便捷访问的需求。
即刻使用师大方云，开启高效文档协作。
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